Procès verbal :

Compte rendu de l'Assemblée Générale

du 17 février 2025 à 19h00

 

Début à 19h15 : Après avoir remercié les participants, il a été fait un bilan rapide de l'année écoulée à Arcade Café :

Quelques chiffres : 1°AG de création en janvier 2024 – 2° AG de juin 2024, dont le vote pour mettre en place la location des 230 m² du rez de chaussé du 85 rue des commandeurs – Ensemble les adhérents ont rendu habitable 2 pièces ainsi qu'une petite « cuisine » – Septembre 2024 : Inauguration – Plus de 110 adhérents à ce jours – 1/3 des adhérents habitent les Échelles, – 1/3 vient d'Entre deux Guiers – 1/3 vient des communes limitrophes – 3 après midi/semaine d'ouverture du Café : les mercredis, jeudis et samedis de 14h00 à 18h00, + 3 ateliers hebdomadaires, + 2 ateliers mensuels, + de nombreux projets –

Sur les mêmes horaires que le café, nous ouvrons la Bibliothèque Municipale, qui est depuis le 1 février, dans nos locaux (suite à une convention signée avec la Mairie) –

L'inscription à la Bibliothèque est gratuite et sans obligation d'adhérer à Arcade Café – L'entrée au café est libre pour ses adhérents (aucune obligation de consommer)

Rappel : Arcade Café est une Association démocratique avec une gouvernance collégiale. Aussi notre objectif pour 2025 : Ce n'est pas d'avoir davantage d'adhérents ou d'ateliers ! C'est de ne jamais oublier qu'Arcade Café n'est ni un café, ni un centre de loisirs mais un lieu de partage et d'entraide !

 

Le Bilan financier 2024 et le budget prévisionnel 2025 sont présentés (tableaux en annexes)

 

Ensuite l'assemblée est partagée en petits groupes pour explorer les huit stands disséminés dans la salle de fêtes des Échelles : là sont présentés les acquis et les projets de chaque groupe de travail ainsi que l'invitation à rejoindre ce groupe.

Sont exposés les Groupes : (voir leur présentation en annexes)

1) Créativité par Marie Blanche et Joëlle E

2) Travaux : par Ingrid et Bernard

3) Finances : par Mélanie et Krimo

4) Communication : par Virginie et Mouna

5) Administration : par Cécile et Janine

4) Liens : par Cathy et Corbeline

7) Bar par Nancy et Adriana

8) Projet/Avenir : par Joëlle S et Anne-Marie

(topo de chaque groupe à venir, en annexe)

 

Puis, de nouveau réunis, les 35 adhérents (29 présents + 6 par procurations) ont voté :

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Election du Conseil de Vie (bureau)

à l'unanimité sont élues : Françoise (Burle), Marie-Blanche (De Smet), Ingrid (Gaviot), Marie-France (Gervais), Virginie (Morhain), Nancy (Rossetti), Joëlle (Seity)

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Election au Conseil des Sages

Renouvellement d'un tiers du Conseil : élection du représentant des Adhérents : se présentent Corbeline (Marie-France Morain) , Françoise (Burle) et Bernard (Genin),

Corbeline : 8 pour

Françoise : 12 pour

Bernard : 15 pour

Bernard Genin est élu : représentant des adhérents au Conseil des Sages

 

Budget :

Vote du Bilan financier 2024

contre 0 – abstention : 1

pour : 34

Vote du budget 2025 prévisionnel de fonctionnement et d'investissement :

pour : 35 (0 abstention, 0 contre)

 

Délégations :

vote pour déléguer au Conseil de Vie les choix concernant le budget prévisionnel de fonctionnement et le budget prévisionnel d'investissement

pour : 35 (0 abstention, 0 contre)

 

Vote pour déléguer au Conseil de Vie la signature du bail emphytéotique chez le notaire (location du rez des chaussé du 85 rue des commandeurs, 73360, les Echelles) :

pour : 35 (0 abstention, 0 contre)

 

Chacun est invité à poursuivre les discussions autour d'un verre

Clôture de la séance à 21h00

Un grand merci à tous pour votre investissement

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ANNEXES :

Topo du Groupe Travaux : ( présenté par Ingrid et Bernard)

Ici s'organise la rénovation des locaux d'Arcade Café :

* Restauration par les adhérents sur des temps de rendez-vous programmés. De cette manière ont déjà été restauré :

• * Mosaïque au sol salle 2

  * Plafond et électricité salle 2 et 3

  * Installation de la petite cuisine

  * Doublage placo salle 3 pour accueil bibliothèque

* Restauration nécessitant l’intervention d’artisans, et pour cela il faut trouver des artisans, faire les demandes de devis à partir de demandes claires de la part des adhérents intéressés qui veulent intégrer le groupe travaux et bien sûr en échange avec le Conseil de vie. En cours de demande :

• * Quel chauffage ?

  * Pose de nouvelles vitrines salle 1 et 2 (plan façade par la commune !!) ?

Le groupe « Travaux » est autonome, il s'organise comme cela lui convient le mieux, et informe le référent du groupe des chantiers à mener ou en cours afin que celui-ci le transmette au conseil de Vie pour qu’il y ait du lien avec les autres groupes (notamment finance !!).

Ici nous avons besoin de personne avec des compétences en bricolage, des volontaires pour trouver des artisans et demander des devis, lister nos besoins en matériaux, pour suivre l’évolution des travaux et organiser des chantiers participatifs...

Des Questions ? Si le coeur vous en dit, venez nous rejoindre ;-)

 

Topo du Groupe Administration (présenté par Cécile et Janine) :

A Arcade Café chacun des 7 groupes de travail est autonome et indépendant. Il y a dans chaque groupe une personne qui est le rapporteur vers le Conseil de Vie (le bureau de l'assoc) afin d'assurer la cohésion du tout. Il n'y a pas de hiérarchie, chacun est libre dans la mesure où il tient informé le rapporteur du groupe et qu'il reste dans le cadre éthique du lieu, conformément aux statuts et règlement intérieur.

- L'admin c'est 2 activités principales : la gestion des adhésions (au fil de l'eau ou une fois par mois) et l'organisation de l'AG (annuelle).

C'est l'envoie du mail d'accueil aux nouveaux arrivants, la conception des formulaires d'adhésion (à améliorer), la création des cartes d'adhésions, la mise à jour du règlement intérieur (en fonction du travail réalisé par le groupe démocratie). Le Groupe Administratif rédige et pense les enquêtes auprès des adhérents. Ce groupe rédige les comptes rendus d'AG. C'est une activité qui ne demande pas d'engagement physique, et qu'on peut faire chez soi à ses heures perdues sur son ordi (ou se retrouver au café et se répartir les tâches), mais sans ce groupe l'association n'existe pas.

Nous avons besoin de personnes dynamiques qui rejoignent ce groupe, principalement pour la préparation de l'AG ! Nous imaginons celle de l'année prochaine comme étant le moment le plus festif de l'année, avec spectacle et déguisement, avec soupe pour tous, avec … toutes vos idées !

 

Topo du groupe « Liens » (présenté par Cathy et Corbeline)

Arcade Café se veut au service de la population et des Associations du Bassin de Vie, il veille à être un plus, jamais une gène ni une concurrence. Le groupe Lien a pour rôle de maximiser les relations entre Arcade Café et l'ensemble des gens qui l'entourent : les membres de ce groupe interviennent (par groupe de deux personnes dans l'idéal) pour promouvoir, expliquer et représenter « Arcade Café » (et l'informer en retour), dans le cadre des relations avec :

1)les voisins

2)les commerçants des deux villages

3)Les instances partenaires

4) Les instances et associations soutenant ou formant Arcade Café

5) les « Comme Nous » (Autres café associatif...)

7) les autres Associations locales

C'est donc un travail très varié en fonction des interlocuteurs, il n'y a pas de rythme régulier de rencontre, il faut seulement se répartir les différents interlocuteurs, et être réactif pour couvrir les différents besoins, comme allez aux AG.

Cela signifie une à deux réunions annuelles du groupe, plus les rencontres de chacun avec le « partenaire qu'il a choisit pour faire lien. Dans l'idéal, pour le confort il serait bien d'être deux pour chaque contact ce qui est plus agréable et offre plus de disponibilité. (déplacement prise de note et compte rendu)

Cela implique des déplacements : (l'association réfléchit à proposer une prise en charge au kilomètre) Des questions ? Merci de vous inscrire pour faire partie de ce groupe Liens et ainsi soutenir et participer activement à la vie de votre association.

 

Topos du « Groupe Bar » (présenté par Nancy et Adriana)

C'est ce groupe qui organise, gère et améliore la prestation « Bar » d'Arcade Café :

Il s’agit surtout d'accueillir et de veiller au bien-être de chacun durant sa visite puisqu'il est possible de venir à Arcade Café sans rien consommer. Nous recrutons donc davantage des personnes ayant des appétences avec la relation et le sociale que des serveurs professionnels :) La consommation de boisson est une des possibilités du lieu. Les bénévoles du groupe bar l'assument toujours deux par deux.

Une des fonctions du groupe « Bar » c'est de veiller à ce que le planning des permanences soit toujours remplit

Le groupe bar se charge de former et recruter les bénévoles qui servent les adhérents consommateurs

Il veille à ce que le lieu soit toujours propre et accueillant (salle de bar, cuisine et toilette) C'est son travail d'organiser le ménage après chaque ouverture et le ménage hebdomadaire, voir planning ménage concernant tous les adhérents de l'Association, la vaisselle, le changement et lavage des nappes et torchons, de vider le local déchets, gérer le compostable)

Il fait les courses des produits consommables du café (une responsable course)

Il met à jour les infos de la vitrine et l'affichage dans le café

il veille à ce que la déco du lieu soit cohérente et adaptée

Il se réunit une fois par semestre pour voir la répartition des rôles, les améliorations à apporter au service « Bar » et les besoins des bénévoles.

Le nombre de bénévoles dans « le groupe Bar » conditionne son temps d'ouverture. Le café est ouvert actuellement trois après midi par semaine. Prochainement nous envisageons l'ouverture des mercredi et samedi matin (temps bibliothèque) cela signifie qu'il faudra assumer 5 demies journées soit dix bénévoles mobilisés chaque semaine puisque le café se tient toujours à deux personnes.

Si on souhaite pouvoir tenir ce rythme, sans épuisement pour les bénévoles, et que chacun puisse choisir de s'impliquer qu'une fois ou deux dans le mois il faut être beaucoup plus nombreux.

Par exemple cela signifie trouver au moins 16 permanents pour les samedi chaque par mois, si chacun ne veut en faire qu'un.

Actuellement, le service « Accueil/Bar » dure de 13h30 à 18h30 (pour une ouverture de 14h à 18h00)

Des questions ? Conclusion : le groupe bar recrute, merci de vous inscrire et de participer ainsi à votre association.

 

Topo du « groupe communication » : (présenté par Virginie et Mouna)
Je vais vous parler d’un groupe souvent discret... mais qui fait pourtant tout pour qu’on soit toujours au courant de ce qui se passe : le groupe communication ! Sans lui, Arcade Café serait un peu comme une fête surprise... sauf que personne ne viendrait parce que personne ne saurait que ça existe ! Alors, qu’est-ce qu’on fait concrètement dans ce groupe ?
Eh bien, on pilote plein de choses :
Discord : notre quartier général où on échange en interne entre les groupes que vous êtes en train de découvrir : on y stocke aussi toutes nos infos essentielles.
Le site internet : pour celles et ceux qui préfèrent fouiner pour trouver les infos. Avec un blog pour suivre les nouveautés.
Les réseaux sociaux : Facebook fonctionne bien pour les événements ; 

Insta, bon... Il a un peu besoin d’amour, on va pas se mentir.
L’affichage et la vitrine : parce que l’info passe aussi par ce qu’on voit en vrai et ça nous permet de toucher les habitants des Échelles et même peut-être les rendre assez curieux pour pousser la porte d'Arcade café !
Le bulletin municipal et des moments avec la presse locale, histoire de se faire entendre au-delà de nos murs.
Et bien sûr, il y a aussi WhatsApp et les mails, avec une newsletter mensuelle pour garder tout le monde à jour.
Notre mission ? Faire circuler les infos pour que tout le monde puisse participer, s’impliquer, et profiter de ce que l’asso peut offrir. Parce qu’une association vivante, c’est avant tout une communauté qui partage.
Aujourd’hui, on bosse sur des idées pour améliorer encore la communication interne. Mais voilà, on est six dans le groupe... et vu que le nombre d’adhérents a quadruplé en un an, vous imaginez bien qu’on commence à manquer de bras ! Alors si vous avez envie de mettre votre grain de sel, de donner un coup de main ou juste de proposer des idées sympas... venez nous rejoindre ! On a besoin de vous, même si vous pensez ne pas être d'une grande aide vous avez peut-être l'idée qui changera la vie de l'association !
( Si vous avez des questions n'hésitez pas ! Aucune question n'est idiote surtout que ça pourra peut-être aider une autre personne qui n'est pas sûre de ce qu'elle compris ! ) Merci à tous et à très vite j’espère !

 

Topo du groupe Finance : (présenté par Mélanie et Krimo)

Le groupe finance gère tout ce qui est financier en lien avec le Trésorier de l'Association (élu par l'AG) Il s'occupe du budget prévisionnel, du bilan financier, des demandes de subventions de la cagnotte et du mécénat. Nous avons eu du mal à développer ce volet de notre activité jusqu'à trouver les personnes volontaires compétentes.

Le Trésorier de l'Association n'a pas plus de fonction hiérarchique que quiconque, cependant il ne rembourse que les dépenses qui ont été engagées avec son accord (conformément au règlement intérieur)

Le groupe finance se réunit une fois tous les deux mois au moins, pour suivre le budget mais aussi :

pour faire des demande de subventions que ce soit pour le fonctionnement ou pour l'aménagement des locaux. À titre d'exemple les demandes de subvention seront adressé :

pour monter, suivre et promouvoir la cagnotte en ligne mise en place sur Hello Asso, qui permet à chacun de proposer à ces amis et famille de nous soutenir en faisant un versement sur ce compte.

Il y a tout un travail de recherche de mécénat à faire auprès des entreprises du secteur, et partout ou il est possible de trouver des fonds pour pouvoir engager la rénovation de la salle 1 du café. Arcade Café à besoins de personnes qui se mobilise autour de cette recherche de fond.

A ce jour, grâce à notre partenariat avec les 1000 cafés, un (… ?...) fond bancaire ?) nous propose 200 euro par mois pour l'année 2025 pour financer des spectacles. Cela signifie qu'il va nous falloir aussi trouver un « meneur de revue » !

Ce groupe se questionne sur la reconnaissance d'utilité public de l'association et des engagements (politique) que cela représente. Des renseignements auprès de juristes seront nécessaires.

Dès le début du projet Arcade Café, la Mairie des Échelles nous a offert son soutien, nous disant clairement qu'elle ne pourra pas nous aider financièrement à la rénovation des locaux, étant engagé d'autre part. Cependant elle nous alloue une subvention annuelle de fonctionnement de 1,25euro par habitant (soit 1567,50 euro pour 2025) au titre de lieu accueillant la bibliothèque Municipale. Elle nous versera aussi la subvention attribuée à chacune des associations de la commune. Une demande similaire est à réaliser auprès des autres commune du bassins de vie (Entre2Guiers (17 adhérents), Miribel les Échelles (16 adhérents) les Échelles (32 adhérents) 35 autres personnes venant de communes diverses ne représentant pas plus de 4 membres par communes)

4 à 5 personnes supplémentaires seraient les bienvenues sur ce groupe compte tenue du travail que cela représente. Des questions ?

Les volontaires sont invités à s'inscrire.

 

Topo du groupe Créativité/Animation : (présenté par Marie-Blanche et Joëlle Es)

C'est ce groupe qui gère les différents ateliers d'Arcade Café. Il a une vue d'ensemble sur toute l'activité de l'association. Que ce soit les ateliers en place ou les projets, tous les groupes faisant une activité se réfère à lui pour l'organisation.

Chaque atelier est autonome dans son fonctionnement dans la tranche horaire et les locaux qui lui ont été impartit . Chaque porteur de projet est libre de gérer son activité comme il l'entend (sous réserve de respecter l’éthique, le règlement et les statuts de l'association car nous sommes un lieu démocratique, d'accueil, de partage et d'entraide sans discrimination)

Il est possible d'instaurer par exemple que tel atelier commence précisément à telle heure et se termine par un repas partagé, dans celui-ci il sera possible d'y travailler en musique, dans celui ci la consommation de boissons ne pourra se faire qu'en dehors du temps d'atelier...

Arcade Café propose à tous les porteurs de projets la possibilités d'offrir un café ou une tisane (une boisson) d'accueil pour ouvrir l'atelier. C'est alors gratuit et fait partie de l'activité. Chaque porteur de projet décide s'il le met en place ou non dans son atelier.

Pour certaines activités une contribution est demandé (pour financer les matières premières) certaines sont totalement gratuite, pour d'autre il est demandé une participation au chapeau. Si des professionnels encadrent une activité, ils sont libres de choisir leur rémunération (c'est possible, à voir avec le groupe communication) alors ils reverseront tout ou partie de leur gain à Arcade Café.

Le groupe Animation/Créativité gère aussi le planning d'occupation des salles. Actuellement compte tenu de nos locaux habitables, seule la pièce du café peut être utilisé pour les ateliers. Cela ne sera plus le cas par la suite et des ateliers pourront avoir lieux durant les temps d'ouverture.

Le groupe Créativité/Animation est un impulseur et cadreur des multiples activités possibles à Arcade Café : Il rencontre les porteurs de projets, les aides si besoin à finaliser leur objectifs et il met en place la cadre de chaque atelier (convention d'utilisation des locaux).

Il organise les temps d'activités externalisées (comme le Printanier, le Thé dansant ou le Marché de noël) Ce sont des temps d'investissements passionnant qui fédère beaucoup d'activité et ou de nombreux adhérents se retrouvent. Ces différentes festivités se passent dans le plaisir grâce à l'anticipation et au travail du groupe Créativité/animation

Depuis 2024 il à permit la naissance des ateliers Déco/récup – Discussion en Italien – Scrabble – des repas partagé – des soirées jeux – du groupe Bibliothèque – et de tous les ateliers ponctuels.

Si l'aide à la mise en place et l'organisation de tous les projets de partage d'Arcade Café vous intéresse, merci de vous inscrire.

 

Présentaion du Groupe « Avenir » par Joëlle S et Anne-Marie G)

Demande à chacun ce qu'il voudrait comme activité supplémentaire, puis présentation des atelier ayant déjà un porteur de projet :

Avant de présenter les différents ateliers il faut bien insister sur le fait que les porteurs de projets ont l'envie et l'idée, mais que l'atelier ne verra le jour que si des adhérents s'y inscrivent. 

Donc si ça vous intéresse : inscrivez vous sur la feuille au bar ! Les jours et heures de ce futur atelier seront choisis en fonction des disponibilité et vœux des inscrits après une première rencontre.

 

Présentation des projets en cours : (voir fiche détaillée au café)

Arts Culinaires

Poterie

Mensuel d'info positives

Poulailler partagé

Fabrication de Savon

Crochet/Tricot

Perles