Règlement Intérieur « Arcade Café » (oct 2024)
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Le règlement intérieur décrit à chacun ses droits, ses limites et le cadre qui permet les liens et collaborations dans l'association. Tout ce qui permet d'avancer vers les objectifs de cette association est le bienvenu, ne sont interdit ou réglementé que ce qui suit, en complément des statuts :
1)Cotisation : Le montant de la cotisation pour 2024 est fixé à 5 euros pour une adhésion simple, et à 10 euros pour une cotisation de soutien, il est possible de verser plus dans le cadre d'une cotisation libre.
2) Cumule des membres :
La notion de cumul ne se pose pas à ce jour, cela fera l'objet d'une modification ultérieure des statuts.
3)La prise de décision dans le conseil de vie, et en AG se fait de la façon suivante : En gouvernance partagée, il s’agit d’utiliser tous les modes de prise de décision à notre disposition. Non seulement les modes autoritaires et consensuels, mais aussi le consentement et la consultation, le vote… A chaque groupe de voir quel est le mode de décision qui servira le mieux ses objectifs et la Démocratie.
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Autoritaire = à travers les domaines d’autorité de ses rôles, chaque membre de l’organisation a autorité sur certains aspects des activités. Il peut, ou pas, demander l’avis du groupe ou de personnes en particulier avant de trancher.
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Consultatif = une demande d’avis est faite au groupe (ou à des personnes ciblées), puis la décision peut être prise soit par une seule personne (celle qui a autorité sur la question), soit par tout le groupe (qui a donc autorité, en utilisant par exemple le processus de consentement).
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Vote = décider en votant de manière classique n’est pas très apprécié en gouvernance partagée selon le Modèle Z. En effet, cela ne permet pas aux membres de donner leur avis sur toutes les propositions. De plus, si une décision est prise à 51% de personnes pour, il y aura 49% de membres du groupe qui étaient contre et devront vivre avec la décision… Nous préférons donc utiliser le processus de jugement majoritaire comme consultation avant de décider (voir ci-dessus mode consultatif).
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Consentement = une proposition est validée par le groupe après que chaque membre ait eu l’occasion de poser des questions, donner son avis et lever une ou plusieurs objections.
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Consensus = le processus le plus long et le plus difficile: chercher à ce que chaque membre du groupe soit entièrement « pour » la proposition. Comme c’est très difficile d’être 100% pour, à l’instant Z nous utilisons les 2 questions suivantes: « De quel pourcentage as-tu besoin pour dire que tu es « pour » la proposition? », et ensuite: « Est-ce que la proposition atteint au minimum ton seuil d’acceptation? ».
(source : https://instantz.org/modes-de-prise-de-decision)
4) Le Conseil des Sages : Il est formé de trois membres élus pour trois ans :
1 adhérent représentant de la commune proposé par la municipalité. (parce que le café est sur cette commune, que c'est important que le lien avec la municipalité soit fort, et qu'il s’agit de la bibliothèque municipale)
1 adhérent représentant des usagers (pour créer et entretenir une dynamique d'appropriation)
1 adhérent représentant désigné par le propriétaire des locaux (pour le rassurer si besoin)
Les trois membres doivent se prononcer pour émettre une décision valable. Pour un avis consultatif cela se décidera à majorité. Pour pouvoir émettre un veto à l'encontre d'une décision du Conseil de Vie ou d'une AG la décision doit être prise à l'unanimité.
Le remplacement de ces membres se vote en AG pour départager les candidats s'il y en a plusieurs dans chaque catégorie. En cas de départ de l'un de ces membres en cours de mandat, il sera désigné un remplaçant suivant le poste à pourvoir (sur proposition de la Mairie ou de la Municipalité) par le Conseil de Vie jusqu'à la prochaine AG.
Ses missions :
Son rôle est principalement de veiller à l'éthique du fonctionnement, le respect des valeurs et des statuts de l'Association ainsi que des personnes. Il est un recours pour toute personne désirant soulever un problème de respect ou de cohérence, qui peut alors le saisir par simple courriel.
Le Conseil des Sages a un droit de veto par rapport aux décisions prises en AG ou par le Conseil de Vie dans la mesure où l'éthique du lieu ou des personnes serait bafoué. Il peut, par son vote unanime, permettre l’émergence d'une solution et poser une décision autoritaire lorsqu'une tension ne parvient à à être résolue par la négociation et que le problème s'enkyste. Le reste du temps, il émet un avis consultatif. Il peut, par exemple, être sollicité dans la création d'une nouvelle activité, la procédure d'exclusion d'un membre, d'un point du règlement intérieur ou l'embauche d'un salarié.
Comment le saisir : Par courrier (postal ou mail) adressé au Conseil des Sages. Une rencontre entre le demandeur et un membre au moins du Conseil des Sages sera organisée aussi vite que possible, une réponse sera ensuite donnée par le Conseil des sages dans les 15 jours au plus tard (sauf périodes de congés scolaires).
5) Conseil de vie : Les membres du Conseil de Vie sont élus pour un an lors de l'Assemblée Générale. Si une personne veut quitter le Conseil de Vie, elle doit le faire par écrit, en direction du bureau de l'Association. Il n'est pas obligatoire de justifier sa décision. Si une personne démissionne en cours d'année ou si un des postes se libère, quelle qu’en soit la raison, tous les membres de l'Association peuvent faire acte de candidature. Le Conseil de Vie départagera les candidatures par vote. Le remplacement commencera dès le vote et durera jusqu'à l'Assemblée Générale suivante. Tous les membres de l'association peuvent assister au Conseil de Vie. Le Conseil de vie se garde le droit de voter à huis clos. Selon les sujets abordés il pourra être proposé à tous les présents de participer aux votes.
6)Exclusion : La qualité de membre peut se perdre par exclusion :
L'exclusion de l'association est envisageable pour les causes suivantes : faute grave = récidive après avertissement, non-respect de la loi, du règlement, des statuts, des personnes et des valeurs de l'Association.
Dans ces cas et pour gérer les litiges importants entre les membres, le Conseil de Vie pourra proposer la mise en place d'une instance de médiation, (Avec la présence d'au moins un membre du Conseil de vie et un membre du Conseil des Sages, puis les gens qui le désirent peuvent y assister, concernés ou non). Une décision est prise par vote à l'issue de cette réunion (les protagonistes n'ayant alors pas le droit de vote).
A chaque fois que possible des propositions de réparations seront proposées, un avertissement peut être prononcé, ainsi qu'une exclusion. Le vote concernant l'exclusion sera être pris à l'unanimité afin que cela reste une mesure d'exception. Si l'unanimité n'est pas atteinte il ne s'agira alors que d'un avertissement pouvant être assorti d'autres mesures. Si la question de l'exclusion se repose une deuxième fois pour une même personne, alors le vote pour l'exclusion aura lieu à majorité simple. Une personne refusant la médiation peut choisir de quitter l'association ».
7) Gestion des dépenses : Toutes les dépenses faites pour le café doivent être préalablement exposées au Conseil de Vie qui à une vision d'ensemble de toute l'association et en connaît les priorités du moment. Il est à même d'envisager la faisabilité de cette dépense et ne sera pas tenu de rembourser une personne qui aurait engagé des dépenses sans avoir reçu l'accord du Conseil de Vie pour cette dépense. Il est rappelé que nous chercherons toujours à privilégier « la récup », l'occasion et le don plutôt que l'achat de neuf !
La personne responsable des achats du bar est autonome pour l'achat des dépenses du bar, sous réserve qu'elle tienne des comptes transparents de ses dépenses et pour des montants inférieurs à 50 euros. Elle peut engager les achats concernant l'approvisionnement en matière première pour le fonctionnement du bar sans accord préalable et elle sera remboursée sur présentation des tickets de caisse. Un tableau de gestion du stock et des besoins est affiché en cuisine.
8) Les horaires d'ouverture affichés sont les horaires minimum où chaque adhérent peut venir, s’asseoir, consommer ou non, lire... Il est bien sûr possible d'organiser des moments de vie en dehors, en plus de ces horaires là : chacun dans l'association est libre d'organiser des ateliers, ou des activités quand bon lui semble, dans la mesure où il respect le cadre d'organisation = Éthique du lieu, négociation préalable avec la commission animation, (pour vérifier que les salles qu'il pense utiliser sont bien libres) + Engagement de veiller aux meilleures conditions de confort et de sécurité pour les biens et les personnes pendant son action. Il est également nécessaire de s'engager à rendre les locaux propres et rangés si on les ouvre en dehors des horaires d'ouverture « normales »(WC compris)
Une boîte à clés permettra aux adhérents d'être autonome dans l'utilisation et la gestion des locaux (dans les conditions mentionnées ci-dessus).
Les horaires d'ouverture minimum du café depuis septembre 2024 : les mercredi, jeudi et samedi de 14 à 18 heures.
9) Les permanents et animateurs d'ateliers :
Toutes personnes assumant la tenue du bar, ou un atelier sur place a droit à une consommation gratuite par service effectué. L'animateur d'atelier payant peut aussi offrir gratuitement à ses participants une tisane ou un café « de groupe » au moment où il le choisit (pour accueillir ses participants ou alors à la pause)
10) Les modifications, ajout et changement du règlement intérieur :
Le règlement intérieur est vivant et évolutif. Au quotidien, il doit s'adapter aux besoins des usagers et des membres de l'Association. Pour cela le règlement intérieur est affiché dans le Café et des post-it sont à disposition pour déposer des propositions de débats sur de nouvelles règles et d'ajustement des anciennes. Il est proposé à tous les membres de participer à l'élaboration de ce règlement :
Tous les jeudis à partir de 18h00 ceux qui le souhaitent peuvent discuter des dernières propositions et chacun peut être informé des débats en cours.
Le dernier jeudi de chaque mois, les sujets abordés dans le mois sont proposés au vote et intégreront alors le règlement intérieur (Sauf avis contraire du Conseil des Sages, un article voté ainsi reste applicable à minima jusqu'au vote du mois suivant qui proposerait une abrogation).
Dans la mesure du possible les adhérents seront informés le dernier mardi de chaque mois des sujets risquant de passer au vote et d'intégrer le règlement intérieur deux jours plus tard. Lors de chaque AG le règlement intérieur est validé par un vote.
Règlement adopté à l'unanimité par vote
de l'Atelier Démocratie du 26 septembre 2024
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Statuts de l'association « Arcade Café »:
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L'association Arcade Café par bail emphytéotique de 99 ans possède l'usufruit du rez de chaussée au
85 rue des commandeurs 73360 Les Echelles.
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Article I : Dénomination
ll est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par les dispositions de la loi du 1 Juillet 1901 et du décret du 16 Août 1901 ayant pour nom « Arcade Café »
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Article 2: Objet
Cette association a pour objet de :
. Gérer un tiers-lieu et café associatif aux Échelles (73360) et par lui de contribuer au lien social et au « vivre ensemble » sur le territoire. Cet espace permanent de rencontres proposera des activités culturelles, sociales, ludiques, créatives, etc .
. Participer à la lutte contre l'illettrisme et l'illectronisme, avec l'inclusion d'un espace numérique et d'un espace Bibliothèque
. Promouvoir des valeurs de Démocratie, de Respect de l'Environnement, du Vivant, de Liberté de Penser, d'Ouverture, d'Entraide et de Partage.
. Se mettre à l'écoute des besoins et attentes des habitants de la commune et des communes environnantes, et dans la limite de ses moyens participer à construire ensemble des solutions. Se mettre à disposition des familles, des personnes âgées, artistes, groupement et associations locales en proposant des ateliers, savoirs faire, locaux et infrastructures.
. Expérimenter un fonctionnement participatif, où chacun peut proposer une ou des activités dans le lieu et concevoir sa façon de l'utiliser.
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Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à l'adresse suivante : Café Associatif « Arcade Café », 85 rue des Commandeurs, 73630 Les Échelles
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Article 4: Durée
La durée de l’association est illimitée.
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Article 5 : Composition de l'association
L'association se compose de membres à jour de leur cotisation (fixée annuellement en AG), respectueux des présents statuts et du règlement intérieur du lieu.
Ce sont les membres actifs, membres associés, membres sympathisants, membres originels et les membres fondateurs :
Les membres sympathisants sont les personnes qui souhaitent faire un don, et/ou « consommer » des activités proposées par l'association. Ils participent aux assemblées générales, et ont un droit de vote uniquement consultatif.
Les membres originels : C'est le titre honorifique des trente premières personnes qui ont rejoint l'association
Sont membres actifs : toutes les personnes physiques qui contribuent régulièrement aux activités de l'association et participent activement à la réalisation de ses objectifs (à minima mensuellement). Les membres actifs ont un droit de vote lors des assemblées générales et possèdent chacun une voix. Le « Conseil de Vie » (le bureau de l’association) est composé au moins de 51% de membres actifs et/ou fondateurs
Sont membres associés : les personnes morales qui souhaitent disposer des services ou locaux de l'association (par convention), à des fins professionnelles ou dans le cadre d'une activité rémunératrice ou non. Elles sont représentées par une personne physique qui a un droit de vote lors des assemblées générales.
Les membres fondateurs : ils forment le Conseil des Sages
Différentes qualités de membres peuvent être cumulées selon les modalités définit par le règlement intérieur
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Article 6 : Admission et Adhésion
Pour devenir membre de l'association, il faut adhérer aux présents statuts, respecter le règlement intérieur et s'acquitter de la cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par l'assemblée générale.
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Article 7 : Perte de qualité de membre
La qualité de membre se perd après :
. Décès,
. Démission adressée au Conseil de Vie,
. Exclusion (voir règlement intérieur)
. Non renouvellement de la cotisation pour l'année en cours
. Dissolution de l'association
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Article 8 : Ressources
Les ressources de l'association comprennent :
. Le montant des cotisations - Les subventions obtenues - Les dons et les legs
. Le produit des activités organisées par elle (consommation, manifestations culturelles, ateliers créatifs et/ou ludiques, ventes d'objets réalisés par ses membres, location de salles ou de services, ainsi que toutes les ressources générées par les activités commerciales exercées en son nom ou dans ses locaux, etc)
. L'apport constitué par la jouissance (usufruit) des locaux hébergeant l'association est consentit à la condition que ces bâtiments servent exclusivement à des fins d'entraide, de partage, de culture pour la population, et/ou participe à l'accueil et l'épanouissement des habitants alentours. Cet apport entraîne l'obligation d'entretien des locaux, (dans la limite des moyens de l'association) et le paiement des charges afférentes. L'apport fera l'objet d'un retour dans le patrimoine de l'apporteur en cas de non respect des conditions morales posées dans le contrat d'apport, au terme de celui ci ou en cas de dissolution de l'association, (sous réserve que le bien concerné existe encore au jour où s'exerce cette reprise) ou de la restitution par équivalent, sous forme monétaire, pour un montant correspondant à la valeur du bien apporté
. Toutes autres ressources autorisées par la loi
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Article 9 : Responsabilité des membres
La gestion de l'association est collégiale. Aucun des membres de l'association n'est personnellement responsable des engagements contractés par elle. Seul le patrimoine de l'association répond de ses engagements.
Le Conseil de Vie est l'organe qui représente légalement l'association en justice. En cas de poursuites judiciaires, les membres du conseil de Vie au moment des faits, prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents.
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Article 10 : Administration
Le Conseil de Vie est investi des pouvoirs nécessaires au fonctionnement administratif de l'association. Il peut ainsi agir en toutes circonstances au nom de l'association.
Le Conseil de Vie mandate en son sein un représentant dans tous les actes de la vie civile lorsque cela s'avère nécessaire. Les représentants sont habilités à remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte administratif nécessaire au fonctionnement de l'association et décidé par le Conseil de Vie.
Le Conseil de Vie est composé de 3 à 11 membres élus pour une année par l'Assemblée Générale. Seuls les membres à jour de leur adhésion sont éligibles au Conseil de Vie. Les membres fondateurs en sont membres de droit mais peuvent choisir de ne pas faire partie du Conseil de Vie.
Voir les modalités d'intégration et de remplacement dans le règlement intérieur
Le Conseil des Sages :
Les membres fondateurs forment le Conseil des Sages. Ce conseil est chargé de veiller à ce que les actions entreprises dans le Arcade Café (ou en son nom) soient conformes aux valeurs éthique de l'association. Le conseil des sages peut poser son droit de veto à toute décision du Conseil de Vie ou de l'AG qui ne respecterait pas l'éthique du lieu. Il est composé d'un représentant du propriétaire du local, d'un représentant de la Mairie, et d'un représentant des usagers (voir les modalités d'élection, de missions de fonctionnement et de renouvellement dans le règlement intérieur).
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Article 11: Prise de décision
Les modalités de prises de décisions et votes au sein du Conseil de vie, dans le Conseil des sages et en Assemblée Générale sont détaillées dans le règlement intérieur.
Le personnel salarié (lorsqu'il y en a) assiste de droit aux réunions du Conseil de vie sans prendre part au vote, il a voix consultative.
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Article 12: Assemblées générales
Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire a lieu tous les ans et réunit tous les membres de l'association à jour de leur adhésion. Quinze jours au moins avant la date fixée, le Conseil de Vie convoque tous les membres par écrit (courrier électronique) et l'ordre du jour est inscrit sur les convocations. Lors de l'assemblée générale ordinaire, le Conseil de Vie rend compte et ouvre à la discussion :
- son rapport moral ou d'activité,
- les modifications du règlement intérieur (s'il y a lieu)
- les orientations et les projets à venir.
L'assemblée générale ordinaire approuve également la nomination ou le renouvellement des membres du Conseil de Vie.
Les délibérations et résolutions feront l'objet d'un rapport qui sera signé par les membres du Conseil de Vie.
Assemblée générale extraordinaire
Sur proposition du Conseil de Vie ou sur demande d'un tiers des membres actifs, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée (selon les mêmes modalités que l'AG) avec l'ordre du jour inscrit sur les convocations. Toute prise de décision remettant en cause les présents statuts, la charte ou relative à la radiation d'un membre du Conseil de Vie doit être validée lors d'une assemblée générale extraordinaire. Seules les questions soumises à l'ordre du jour sont traitées.
Le personnel salarié assiste de droit aux Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires, sauf point de l'ordre du jour le concernant personnellement.
Prise de décision en assemblée générale ordinaire et extraordinaire
La présence d'au moins deux tiers du Conseil de vie est requise pour toute prise de décision. Pour la description précise des modalités de prise de décision se référer au règlement intérieur.
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Article 13 : Rôle du Conseil de Vie
Le Conseil de Vie est investi des pouvoirs les plus étendus dans les limites de l'objet de l'association et dans le cadre des résolutions adoptées par décision collective des membres, lors des assemblées générales.
Il est notamment chargé :
- de la mise en œuvre des orientations discutées lors de l'assemblée générale ordinaire ou décidées lors de l'assemblée générale extraordinaire,
- de la préparation de l'ordre du jour des assemblées générales,
- de la préparation des bilans présentés lors de l'assemblée générale ordinaire,
- de la préparation des propositions de modification des statuts, de la charte ou du règlement intérieur de l'association présentées à l'assemblée générale extraordinaire.
- de rédiger le texte de la convention-type d'occupation des lieux qui devra être signée par les utilisateurs et les membres associés
- de proposer les orientations et axes de développement de l'association et de mobiliser les adhérent-e-s autour du projet.
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Article 14 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur est établi et proposé par le Conseil de Vie. Il s'impose à tous. Chaque membre est habilité à déposer dans la boîte prévue à cet effet, des propositions d'ajouts ou d'amendements du règlement intérieur. Ces propositions seront étudiées, discutées, votées par le Conseil de Vie suivant (les changement votés s'appliqueront provisoirement jusqu'au vote à l'AG suivante, sous réserves de leur conformité à l'éthique de l’Association. Le règlement intérieur est à disposition de tous, il est affiché dans les locaux de l'association. Il précise les règles de fonctionnement et d'organisation de l'association, ainsi que tous les éléments jugés utiles pour le bon fonctionnement de l'association qui ne sont pas prévus dans les statuts.
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Article 15 : Dissolution et dévolution des biens
La dissolution est prononcée par une Assemblée Générale Extraordinaire, convoquée spécialement à cet effet. En cas de dissolution, l'Assemblée Générale Extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs qui seront chargés de la liquidation des biens de l'Association. En aucun cas les membres de l'Association ne pourront se voir attribuer une part quelconque des biens de l’Association, en dehors de la reprise de leurs apports. L'actif net subsistant sera attribué obligatoirement à une ou plusieurs associations poursuivant des buts similaires et qui seront désignées par l'Assemblée Générale Extraordinaire.
Fait aux Échelles, le 11 janvier 2024
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